Tugas Host/Co-Host dan Moderator di Ruang Meeting ZOOM

 

Zoom

Dengan adanya covid-19 memaksa banyak orang untuk berada di rumah, kebutuhan bertatap muka secara langsung berubah menjadi video conference. Video Conference banyak di manfaatkan sebagai media seminar, sosialisasi, rapat atau diklat online dengan efisiensi biaya, bisa terhubung banyak orang sekaligus dalam satu video conference, Fleksibel dimana saja, kapan saja asal terhubung dengan internet. Banyak aplikasi yang bisa untuk melakukan itu, salah satu yang sedang booming saat ini adalah zoom dengan alamat zoom.usZoom Video Communications adalah perusahaan layanan konferensi jarak jauh Amerika yang berkantor pusat di San Jose, California. Ini menyediakan layanan konferensi jarak jauh yang menggabungkan konferensi video, pertemuan online, obrolan, dan kolaborasi seluler. Zoom menyediakan gratis fasilitasnya untuk di gunakan selama 40 menit dengan jumlah peserta maksimal 100 orang.

Dalam sebuah ruang pertemuan zoom ada beberapa ada petugas dan peserta yang dalam istilah aplikasi zoom adalah host dan co-host serta  peserta. Ada beberapa tugas dan fungsi masing komponen supaya kegiatan video conference menjadi baik dan nyaman.

Tugas Host/Co-Host

• Membuat Room, menginfokan meeting number(link) dan password, untuk membuat room harus mempunyai akun zoom, untuk totorialnya bisa di lihat di https://www.blogger.com/blog/post/edit/1752642701259751834/1045974748539987501
• Mengaprove/admit peserta, beberapa waktu yang lalu terjadi kebocoran data dan munculnya gambar dan chat tidak senonoh pada saat berjalannya video conference, itu bisa terjadi karena Ketika link meeting room di bagikan kepada peserta, siapa saja yang menklik link bisa otomatis masuk ke dalam room, dengan mengaktifkan fasilitas “Enable waiting room”, maka setiap peserta harus menunggu persetujuan host/co-host untuk bisa masuk ke dalam ruang pertemuan.
• Membuka acara vicon, setelah kegiatan video conference dirasa siap di mulai, host membuka dengan memberi salam, menjelaskan topik, peraturan yang ada kemudian menyerahkan kendali pertemuan kepada moderator
• Mengatur tampilan shoting camera, Ketika acara sudah berlangsung host menjaga posisi kamere kepada pemateri, memberi pemateri status co-host untuk mengatur hanya pemateri yang bisa share screen.
• Meamastikan microfon peserta dalam kondisi off ketika acara berlangsung dengan selalu mematikan/mute microphone peserta dan menghidupkan ketika peserta ingin bertanya
• Membantu moderator selama acara berlangsung demi kelancaran acara.
• Merekam kegiatan video conference.

Tugas Moderator

• Membuka kegiatan secara resmi
• Mengatur jalannya kegiatan
• Memberikan kesempatam presenter utk menyampaikam materi
• Mengingatkan presenter sekaitan waktu utk penyampaiam materi jika presenter terlalau asyik dalam materinya.
• Merekap pertanyaan peserta yg terdapat pada kolom chat dan menyampaikannya pada saat waktu diskusi dimulai.
• Memantau reaksi peserta.
• Mengatur lajunya diskusi tanya jawab jika ada pertanyaan langsung dari peserta.
• Mengakhiri kegiatan bersama presenter jika waktu sdh selesai dengan meminta kesimpulan/pesan dari presenter sebelum mengakhiri kegiatannya.
• Menyerahkan room video conference ke host dan host akan menutup section vicon.

Tugas Peserta

• Mengikuti kegiatan video conference dengan tertib, dan pro aktif Ketika di minta tanggapan
• Selalu mematikan mic Ketika presenter sedang presentasi
• Mengangkat tangan dengan menekan tombol reaksi Ketika ingin menyampaikan sesuatu di forum.
• Hidupkan video Ketika di minta dan matikan Ketika tidak di perlukan untuk memperlancar koneksi.

Tugas tambahan  moderator  adalah ikut memjawab salam atau memberi reaksi terhadap presentasi dari narasumber, oleh karena itu moderator harus mengikuti jalannya kegiatan dengan baik, usahakan microphone selalu menyala. Lebih baik moderator dan presenter tidak dalam satu ruangan yang sama untuk menghindari feedcbak audio.

Demikian beberapa tugas dan kewajiban Ketika tergabung dalam sebuah video conference sehingga kegiatan video converence bisa berlangsung dengan baik.(Heri)

Video Conference Dengan Zoom

Dengan adanya covid-19 memaksa banyak orang untuk berada di rumah, kebutuhan bertatap muka secara langsung berubah menjadi video conference. Video Conference banyak di manfaatkan sebagai media seminar, sosialisasi, rapat atau diklat online dengan efisiensi biaya, bisa terhubung banyak orang sekaligus dalam satu video conference, Fleksibel dimana saja, kapan saja asal terhubung dengan internet. Banyak aplikasi yang bisa untuk melakukan itu, salah satu yang sedang booming saat ini adalah zoom dengan alamat zoom.usZoom Video Communications adalah perusahaan layanan konferensi jarak jauh Amerika yang berkantor pusat di San Jose, California. Ini menyediakan layanan konferensi jarak jauh yang menggabungkan konferensi video, pertemuan online, obrolan, dan kolaborasi seluler. Zoom menyediakan gratis fasilitasnya untuk di gunakan selama 40 menit dengan jumlah peserta maksimal 100 orang.

Untuk membuat ruang pertemuan di zoom kita harus mempunyai akun dulu di aplikasi zoom.

Membuat Akun di ZOOM

1. Buka browser (Chrome, Mozila Firefox atau yang lainnya)
2. Masukan alamat us
3. Klik pada Sign up, it’s Free
4. Klik pada sign in with Google
5. Pilih akun google yang sudah ada, jika tidak ada klik Gunakan Akun Yang Lain
6. Masukan Akun Gmail kemudian passwordnya
7. Jika Sudah berhasil login dengan akun google, klik pada tombol Create Akun
8. Tunggu proses dan selamat, anda sudah mempunyai akun di Zoom.us

Membuat Room Meeting (Ruang Pertemuan)

Setelah berhasil login, klik pada menu MY ACCOUNT, kemudian SCHEDULE A MEETING, kemudian isikan form yang tersedia

• Isikan topic dengan judul kegiatan yang berlangsung
• Description (Optional) dengan keterangan lebih lanjut mengenai kegiatan, boleh tidak di isi
• When, di isikan dengan tanggal dan waktu kegiatan kapan di laksanakan
• Duration adalah durasi berapa lama kegiatan video conference di laksanakan
• Time zone tidak, tidak usah di ganti
• Recuring meeting, klik jika ruangan ini mempunyai jadwal berulang dengan waktu yang sama, misalkan kegiatan video conference di laksakan setiap hari pukul 15.00, maka ID dan meeting link akan selalu sama.
• Registration jika di centang, maka setiap peserta yang join harus melakukan registrasi dulu
• Meeting ID, jika generate Automaticly maka Meeting ID akan berbeda beda setiap kita membuat room baru, jika Personal Meeting ID yang di pilih maka Meeting ID nya tetap.
• Meeting Password, masukan password yang di inginkan, atau jika tidak ingin menggunakan password bisa di hilangkan tanda centangnya
• Video, seting untuk video host dan participant posisinya on atau off, pastikan semua on
• Audio, pilih Both
• Meeting Option
  • Enable join before host, jika di aktifkan maka participants atau peserta bisa masuk room walaupun host belum join atau sesuai jadwal yang sudah di tentukan sebelumnya, penggunaannya tergantung kebutuhan.
  • Mute participants upon entry, otomatis membuat microphone peserta dalam posisi off atau mati pada saat pertama kali join, menurut penulis ini wajb suapay ruangan tidak ramai di awal
  • Enable waiting room, jika ini di aktifkan maka peserta tidak otomatis bisa masuk room sebelum di admit/disetujui oleh host, untuk kegiatan tertentu yang bersifat privat atau rahasia wajib di aktifkan
  • Only authenticated users can join, jika di aktifkan maka hanya user yang punya akun di zoom yang bisa bergabung/join ke dalam room kita buat.
  • Record meeting automaticly on the local computer, jika di centang otomatis akan menyimpan rekaman kegiatan video conference ke hardisk computer.

Setingan di atas di sesuaikan mana yang mau di aktifkan atau tidak di gunakan sesuai kebutuhan.

• Setelah semua sesuai, klik tombol save untuk menyimpan schedule kita.
• Ada opsi untuk mencopy ID Meeting dan Link Meeting

                Klik tombol Copy the Invitation, kemudiann klik Tombol Copy Meeting Invitation, silahkan paste pada selebaran atau kirim pada orang yang akan kita undang bergabung dalam video conference.

Membuka Room

Untuk menjalankan atau memulai room, bisa klk pada menu meeting, kemudian pilih pada Upcoming Meeting jika meeting tersebut belum waktuknya, jika sudah selesai masuk ke Previois Meetings. Kemudian pilih meeting yang mau dijalankan. Klik start.

Akan ada notifikasi, klik pada tombol Open Zoom Meeting,

Maka aplikasi zoom yang sudah terinstall akan terbuka dan proses berlanjut, jangan lupa aktifkan audio dengan mengklik Join with Computer Audio

Room sudah terbuka dan siap untuk menerima partisipan.

Untuk pengelolaan room, tugas dan fungsi host silahkan baca artikel https://www.blogger.com/blog/post/edit/1752642701259751834/2397330718912267930

Jika ada pertanyaan silahkan tulis dalam kolom komentar, wassalam (Heri)